Contrato de tratamiento de datos.

Versión 2026-09.2 · Última actualización: 15 de septiembre de 2026

Quién es quién

El responsable del tratamiento es la organización que crea la cuenta y publica el evento. Ella decide qué datos pide el formulario de inscripción, por qué, y quién de su equipo accede a las respuestas.

El encargado del tratamiento es OffTrail, publicada por Ricardo Costa, contacto [email protected]. Proporcionamos la plataforma y tratamos los datos de los participantes solo para operarla, nunca para finalidades propias.

Fuera de este contrato quedan los datos de la propia cuenta de organizador (nombre, correo, autenticación, facturación del plan): ahí OffTrail es el responsable, y se aplica la política de privacidad de Events.

Objeto, duración, naturaleza y finalidad

Tratamos los datos de los participantes para operar las inscripciones de tus eventos: recibir y guardar inscripciones, generar referencias de pago, registrar el estado de pago y de check-in, enviar los correos de la inscripción, poner la lista a disposición de tu equipo, permitir exportaciones y, cuando el evento lo usa, mostrar la posición en directo durante el evento. El tratamiento dura mientras exista tu cuenta y el evento esté en la plataforma.

Qué datos y de quién

Interesados: los participantes inscritos en tus eventos y quienes entran en lista de espera.

Datos: nombre, correo y teléfono (siempre); las respuestas a las preguntas que el responsable añade al formulario y los archivos que pida; la versión de las condiciones aceptadas; referencia y estado de pago y el comprobante que suba el participante; entrada y extras elegidos y el total; idioma; estado del check-in; y, si el evento usa posición en directo, las coordenadas durante el evento.

Las preguntas del formulario son tuyas. Pueden incluir categorías especiales de datos si así las configuras. No las revisamos una a una: el responsable garantiza, en las condiciones de Events, que tiene base legal, que informa a los participantes y que obtiene los consentimientos exigidos.

Nuestras instrucciones son las tuyas

Solo tratamos los datos de los participantes siguiendo las instrucciones documentadas del responsable, que son: este contrato, las condiciones de Events y el uso normal de la plataforma (lo que haces en el panel y en los ajustes del evento). Si recibimos una instrucción que nos parezca infringir la ley de protección de datos, te lo decimos y podemos suspender esa parte del tratamiento hasta aclararlo.

Confidencialidad

Quien, por nuestra parte, puede acceder a estos datos está sujeto a confidencialidad y accede solo en la medida necesaria para operar, dar soporte y proteger la plataforma.

Seguridad

Mantenemos medidas técnicas y organizativas adecuadas al riesgo: cifrado en tránsito, alojamiento en infraestructura gestionada con cifrado en reposo, contraseña más verificación en dos pasos en la consola del organizador, acceso a la lista de un evento limitado a la organización que lo publicó, y acceso operativo nuestro restringido y justificado.

Subencargados

El responsable autoriza a OffTrail a recurrir a los siguientes subencargados para los datos de los participantes:

• Cloudflare — alojamiento de la plataforma, base de datos y almacenamiento de los archivos de las inscripciones.
• Amazon Web Services (SES, región UE) — envío de los correos de la inscripción.

Solo recurrimos a subencargados que están, en virtud de sus propios términos de tratamiento de datos, sujetos a obligaciones de protección de datos equivalentes a las de este contrato. Avisamos con antelación razonable antes de añadir o sustituir un subencargado, y el responsable puede oponerse; si la oposición hace inviable el servicio, cualquiera de las partes puede resolver el contrato.

Si conectas tu propio proveedor de pagos, ese proveedor es encargado tuyo, no nuestro: el dinero y los datos de pago circulan entre él y tú.

Ayudamos con las solicitudes y las obligaciones

Las solicitudes de los participantes (acceso, rectificación, supresión, oposición) las responde el responsable. Te damos las herramientas para hacerlo y ayudamos cuando no basten. Si una solicitud nos llega directamente, la trasladamos y no respondemos en tu nombre.

También ayudamos, en la medida de lo razonable, con la seguridad del tratamiento, la notificación de brechas y las evaluaciones de impacto.

Brechas de datos

Si se produce una violación de datos personales que afecte a los datos de tus participantes, notificamos al responsable sin dilación indebida tras tener conocimiento, con lo que sepamos: qué ha ocurrido, qué datos y personas están afectados, las consecuencias probables y las medidas adoptadas. Notificar a las autoridades y a los participantes, cuando sea exigible, corresponde al responsable.

Supresión y devolución al final

El responsable puede exportar las inscripciones en cualquier momento y eliminarlas en la plataforma. Cuando termina el contrato, eliminamos los datos de los participantes en un plazo razonable, salvo cuando la ley exija conservarlos. Las copias de seguridad se sustituyen por su ciclo normal.

Auditorías

Ponemos a disposición del responsable la información necesaria para demostrar el cumplimiento de estas obligaciones y respondemos a solicitudes razonables de aclaración, incluidas las relativas a los subencargados.

Transferencias internacionales

Los datos de los participantes se tratan en la Unión Europea siempre que nuestros subencargados lo permitan. Cuando el tratamiento pueda producirse fuera del Espacio Económico Europeo, nos apoyamos en las salvaguardas que exige la ley, incluidas las cláusulas contractuales tipo previstas en los contratos de los proveedores.

Vigencia y cambios

Este contrato está vigente mientras exista la cuenta de organizador. Cuando lo cambiemos de forma sustancial, avisamos y publicamos la nueva versión aquí; la versión que aceptaste queda registrada con su fecha. En caso de conflicto con las condiciones de Events, este contrato prevalece en cuanto al tratamiento de los datos de los participantes.

Contacto

Preguntas sobre este contrato: [email protected].